LOI SUR LA PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE DU SECTEUR PRIVÉ

Politique de protection des renseignements personnels 

L’engagement de KYA Verbum est de fournir au Client un service de qualité exceptionnelle. Étant donné que la fourniture d’un tel service implique la collecte, l’utilisation et la divulgation des informations personnelles sur le Client, la protection de ses informations personnelles est notre priorité absolue. Bien que KYA Verbum ait toujours pris le plus grand soin de la vie privée du Client et protégé ses renseignements personnels, elle s’engage à protéger davantage ses renseignements personnels avec la LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DANS LE SECTEUR PRIVÉ DE LA PROVINCE DE QUÉBEC, qui a été mise à jour le 1er août 2014. Cette loi établit les règles de base sur la façon dont les entreprises et les organismes à but non lucratif du Québec doivent recueillir, utiliser et divulguer les renseignements personnels.

KYA Verbum informera le Client de la raison et de la manière dont ses informations personnelles sont collectées, utilisées et divulguées. KYA Verbum obtiendra le consentement du Client et ne traitera ses informations personnelles que d’une manière raisonnablement appropriée dans les circonstances. La politique de protection des renseignements personnels, conformément à la LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DU SECTEUR PRIVÉ, fournit des informations détaillées sur les principes et pratiques à suivre, que KYA Verbum respectera afin de protéger les renseignements personnels du Client.

L’engagement de KYA Verbum en matière de confidentialité consiste à assurer la confidentialité, l’exactitude et la protection des informations personnelles du Client et à permettra au Client de demander l’accès et la correction de ses informations. Cette politique de protection des informations personnelles s’applique à KYA Verbum, ainsi qu’aux prestataires de services qui collectent, utilisent ou divulguent des informations personnelles pour le compte de KYA Verbum.

Définitions

Informations personnelles : désigne les informations personnelles d’un individu qui n’ont pas inclus les informations de contact.

Coordonnées : ce sont les informations fournies par un individu et qui permettent de le contacter à un lieu des affaires. Ces informations incluent, sans s’y limiter, le nom, le numéro de téléphone, l’adresse professionnelle, le titre du poste, l’e-mail professionnel, entre autres. La LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DANS LE SECTEUR PRIVÉ ne couvre pas les coordonnées.

Responsable de la protection de la vie privée : désigne la personne chargée de s’assurer que KYA Verbum se conforme à cette politique, ainsi qu’à la LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DU SECTEUR PRIVÉ.

1. Collecte de renseignements personnels

1.1 Sauf si le Client fournit volontairement ses informations personnelles, KYA Verbum informera les finalités pour lesquelles ladite collecte des informations personnelles est demandée, soit par écrit, soit oralement, préalablement à la collecte.

1.2 KYA Verbum ne collectera que les informations du Client nécessaires aux fins suivantes : vérification de l’identité du Client ; examen de sa solvabilité économique ou de crédit ; réalisation et livraison des services requis ; garantie de haute qualité du service demandé par le Client ; identification des besoins bancaires du Client ; encaissement de paiement.

2. Consentement

2.1 Le Client donne son consentement à KYA Verbum pour collecter, utiliser ou divulguer des informations personnelles, sauf si KYA Verbum est autorisé à le faire sans le consentement du Client.

2.2 Le Client accordera son consentement par voie électronique en lisant et en acceptant ces politiques de confidentialité, qui peuvent être consultées sur le site Web de KYA Verbum. Ce consentement sera considéré comme accordé au moment de cliquer sur la case prévue à cet effet. Toutefois, le consentement peut également être accordé par écrit en envoyant un e-mail à KYA Verbum, un email dans lequel le client accepte les politiques de confidentialité de KYA Verbum.

2.3 À quelques exceptions près telles que : s’il est nécessaire de disposer des informations personnelles afin de fournir le service ou si le retrait du consentement conduirait à ne pas être en mesure de se conformer à une obligation légale, le Client peut retirer son consentement pour KYA Verbum d’utiliser ses informations personnelles. Toutefois, la décision du Client de retirer son consentement à l’utilisation de ses informations personnelles pour certaines utilisations pourrait limiter la capacité de KYA Verbum à fournir un service spécifique. Si tel est le cas, KYA Verbum expliquera la situation afin de conseiller au Client de prendre la décision.

2.4 KYA Verbum peut collecter, divulguer ou utiliser des informations personnelles sans le consentement ou la connaissance du Client dans les circonstances limitées suivantes : si la collecte, la divulgation ou l’utilisation des informations personnelles est requise ou autorisée par la loi ; en raison par exemple d’une urgence qui met en danger la vie, la santé ou la sécurité personnelle d’un individu ; si les informations personnelles du client sont accessibles au public ; en cas de demande de conseil juridique auprès d’un avocat; lorsque cela est nécessaire pour recouvrer une créance ; lorsqu’elle implique la nécessité pour KYA Verbum de se protéger de la fraude ; afin d’enquêter rapidement sur une violation d’un accord ou d’un contrat ou une violation de la loi.

3. Utilisation et divulgation des informations personnelles

3.1 KYA Verbum n’utilisera ou ne divulguera les informations personnelles du Client que dans la mesure nécessaire à la réalisation des finalités identifiées lors de cette collecte ou à des fins raisonnablement liées à ces finalités : contacter le Client afin de lui proposer des services susceptibles de vous intéresser, mener des enquêtes auprès des clients afin d’améliorer les services de KYA Verbum.

3.2 KYA Verbum n’utilisera ni ne divulguera les informations personnelles du Client à d’autres fins, sauf si elle a le consentement exprès du Client pour le faire.

3.3 KYA Verbum ne vendra pas des listes ou des informations personnelles à des tiers sauf avec l’accord écrit exprès du Client.

4. Conservation des informations personnelles

4.1 KYA Verbum conservera les informations personnelles du Client même après la fin du service au cas où le Client aurait besoin d’un autre service à l’avenir. Toutefois, le Client peut demander par écrit à KYA Verbum, la suppression desdites informations.

4.2 Sous réserve du point précédent, (4.1), KYA Verbum conservera également les informations personnelles du Client tant qu’elles conduisent à la réalisation des finalités identifiées ou qu’il s’agisse d’une finalité légale ou commerciale.

5. Exactitude des informations personnelles

5.1 KYA Verbum s’efforcera toujours de s’assurer que les informations personnelles du Client sont à jour, exactes et complètes si elles sont utilisées pour prendre une décision concernant le Client ou si elles sont divulguées.

5.2 Le Client peut demander à tout moment à KYA Verbum de corriger ses informations personnelles afin d’en assurer l’exactitude et la conformité. Le Client doit demander par écrit la correction de ses informations personnelles, ainsi que fournir des détails suffisants pour identifier les informations personnelles et effectuer la correction demandée.

5.3 Dans le cas où les informations personnelles du Client sont inexactes ou incomplètes, KYA Verbum corrigera ces informations à la demande du Client et enverra ces informations corrigées aux parties auxquelles elle a précédemment divulgué ces informations.

6. Protection des informations personnelles

6.1 KYA Verbum s’engage à garantir la protection des informations personnelles du Client afin de les protéger contre tout accès, collecte, utilisation, divulgation, reproduction, modification ou suppression non autorisés par des tiers.

6.2 KYA Verbum s’engage à prendre les mesures de sécurité nécessaires afin de garantir la protection adéquate des informations personnelles du Client, entre autres, mais sans s’y limiter, mots de passe, pare-feu et autres mesures de sécurité informatique ; accès restreint aux locaux physiques où se trouvent les informations du Client ; sous-traitance de services de sécurité informatique et physique si nécessaire ; l’accès aux dossiers des Clients uniquement au personnel autorisé, entre autres.

6.3 Au moment de la suppression des informations du Client, KYA Verbum mettra en œuvre les mesures de sécurité appropriées telles que la suppression correcte et complète des informations électroniques ; déchiquetage complet des informations sous forme physique.

6.4 KYA Verbum mettra constamment à jour sa politique et son contrôle de sécurité au fur et à mesure de l’évolution de la technologie afin de garantir en permanence la protection des informations personnelles du Client.

7. Accorder l’accès aux informations personnelles au Client

7.1 Le Client aura le droit d’accéder à ses informations personnelles, avec certaines exceptions telles que si les informations du Client pourraient divulguer des informations personnelles d’un tiers ; des problèmes de sécurité ou de santé ou une violation du secret professionnel de l’avocat.

7.2 Le Client doit demander par écrit l’accès aux informations personnelles et doit fournir suffisamment de détails pour identifier les informations personnelles demandées.

7.3 Si le Client le demande, KYA Verbum indiquera au Client comment ses informations personnelles ont été utilisées et à qui elles ont été divulguées.

7.4 KYA Verbum se réserve le droit de facturer des frais nominaux afin de fournir l’accès aux informations personnelles. De même, KYA Verbum informera le Client de la date à laquelle les informations personnelles seront fournies.

7.5 Dans le cas où KYA Verbum rejette la demande d’accès aux informations personnelles, partiellement ou totalement, KYA Verbum en informera le Client par écrit, en précisant la raison du refus.

8. Questions et réclamations

8.1 Le Client adressera toute plainte ou question concernant le respect de la politique de confidentialité au responsable de la confidentialité de KYA Verbum. Dans le cas où KYA Verbum ne peut résoudre le même problème, le Client peut écrire directement au Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée du Québec.